La iniciativa para la gestión eficaz del tiempo es una tarea personal, pues se trata de nuestra vida. Cada persona ha de descubrir dónde radica el problema, detectar sus causas, estudiar posibles soluciones y tomar decisiones para mejorar su calidad de vida. En definitiva, debemos:

  • Tomar conciencia del problema y reflexionar
  • Desear resolverlo, tomar la iniciativa y no lamentarnos
  • Invertir tiempo, necesario para detectar las causas
  • Ser objetivos, pues las emociones distorsionan la realidad del problema
  • Ser creativos y explorar nuevas alternativas

 

Realmente, el problema de la falta de tiempo tiene que ver con los hábitos cotidianos derivados de una insuficiente gestión eficaz del tiempo. Las personas que lo sufren suelen tener en común:

  • Jornadas de trabajo demasiado largas
  • Interrupciones constantes
  • Delegación deficiente o escasa
  • Ausencia de reflexión
  • Demasiadas reuniones

 

Aunque los hábitos son necesarios, ya que nos aportan cierta seguridad, ahorran tiempo y reducen la ansiedad en la toma de decisiones, debemos reflexionar para comprobar que no estamos inmersos en dinámicas “nocivas” que dilapiden nuestro tiempo.

A modo de ejemplo, el tiempo medio de trabajo sin interrupción se sitúa entre los 7 y 15 minutos. Esto implica que si atendemos al teléfono durante la redacción de un informe o tarea de trabajo intelectual, deberemos centrar nuestra atención en la llamada para luego volver a centrarnos en el informe una vez finalizada aquella. Si las interrupciones se suceden será muy complicado llevar a cabo el trabajo propuesto.

 

PERO, ¿QUÉ ES EL TIEMPO?

Sin entrar  en una perspectiva filosófica sobre la existencia del tiempo como tal, tratado ampliamente por grandes pensadores desde Aristóteles a Kant, Heidegger y Sartre, actualmente una amplia mayoría de corrientes científicas consideran que el tiempo no existe. Tampoco vamos a entrar en la linealidad entre pasado, presente y futuro o en su curvatura, según la geometría de Riemann. Simplemente, podemos definirlo como una unidad de medida creada por el ser humano para cuantificar la vida.

Un claro símil para exponer las características del tiempo es imaginarlo como un banco que cada día nos da 86.400 segundos y cada noche los retira de nuestra cuenta. Lo que no usamos durante el día, lo perdemos.

Es necesario precisar que las horas consumibles no son equivalentes las unas a las otras. No todas las horas son iguales y esto es debido a los ritmos naturales de energía o biorritmos:

– ritmo circadiano de veinticuatro horas: es el que nos despierta por la mañana y hace que nos sintamos cansados por la noche.

– ritmo ultradiano de noventa minutos (que describen Jim Loehr y Tony Schwartz en El poder del pleno compromiso): influye en los sistemas de nuestro organismo y controla el flujo de hormonas a través del cuerpo. Cuando tienes más energía, eres capaz de concentrarte y lograr muchas cosas.

Por ello las personas necesitan descansar y recuperarse para poder actuar en buenas condiciones. Aprender en qué momento estamos forzando nuestros límites es clave para saber cuándo tenemos que esforzarnos y cuándo bajar el ritmo. Existen formas sencillas de trabajar a favor del cuerpo en lugar de en su contra.

 

ÁREAS DE MEJORA PARA UNA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Curiosamente, podemos aplicar dos leyes fundamentales  a la gestión del tiempo:

  1. Según la ley de Parkinson, “el trabajo tiende a alargarse hasta ocupar todo el tiempo disponible”. Si meditas sobre ello comprobarás que si dispones de 3 horas para realizar un tarea, probablemente las emplearás. Si disponemos de 5 horas, así será. La calidad puede diferir en cada una de las situaciones, pero la ley se cumple.
  2. La famosa ley de Pareto aplicada a la gestión del tiempo defiende generalmente que el 80% de las tareas las realizarás en el 20% de tu tiempo, mientras que el 80% restante se destina al 20% de tareas pendientes de desarrollar.

Mediante una sencilla hoja de registro de tiempo y actividades se puede comprobar que se cumplen, generalmente, dichas leyes.

La intención aquí es cambiar de perspectiva en donde no existen los problemas, sino áreas de mejora.

El éxito no se corresponde con emplear muchas horas, sino en la gestión de forma eficaz de las necesarias. El tiempo es un recurso limitado y de cómo lo administremos dependerá el resultado de nuestra vida profesional y personal.

 

LA ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACIÓN: LA IMPORTANCIA DE LA ESTRUCTURA

Tener presente tu objetivo es el punto de partida fundamental. Pero es demasiado general y no se puede manejar. Sólo te sirve para saber adónde quieres ir. Sólo se puede trabajar con acciones. Es necesario identificar las áreas donde realizar las acciones que nos conduzcan hasta nuestro objetivo. Las áreas claves son las grandes categorías principales en tu vida. Son temas tanto profesionales como personales donde aplicar una gestión eficaz.

El orden mental es esencial y para obtener resultados óptimos es necesario ser metódico y disciplinado.

Necesitamos trabajar en bloques de tiempo como máximo de hora y media, trabajando en un solo tema o tarea. Para trabajar bien, necesitamos de toda la concentración posible. El multitasking, en definitiva, no funciona para nada.

El exceso de información y la mala organización provocan sensación de descontrol y colapso.

La planificación eficaz deber ser sistemática y orientada al futuro. Por otro lado, debe ser realista y dejar margen a la modificación

Dedicando tiempo a planificar, el tiempo de ejecución se reduce.

 

PRIORIZAR LAS ACTIVIDADES A REALIZAR

Posiblemente habrás experimentado la sensación de no haber hecho nada después de haber terminado la jornada laboral. Y ello no significa que hayamos sido perezosos. De hecho, suele producirse en aquellos periodos de mayor intensidad laboral. Es la tendencia natural a la  propia recriminación. Nos agobiamos porque vemos que los esfuerzos no se corresponden con los resultados. A pesar de que tendemos a considerarnos perfectos conocedores de nosotros mismos, no suele ser así. Deberíamos ser más realistas y una observación externa nos ayudaría a analizar determinadas actitudes o capacidades que no se corresponden con nuestra percepción.

Debemos tener una visión clara de nuestros objetivos y recordarlos constantemente. Porque si no los vemos, no los tenemos en la mente. Además, es necesario medirlos para poder controlarlos.

Ser proactivo significa tomar las riendas de tu vida y enfrentarse al problema para encontrar una solución. Eso es tener iniciativa. Es el primer paso hacia el equilibrio entre nuestra vida profesional y personal, equilibrio entre los esfuerzos y los resultados, entre la planificación y la ejecución. En este sentido, existen técnicas para que puedas realizar una gestionar eficaz del tiempo y metódica.

Debemos dedicar tiempo a reflexionar y saber diferenciar las tareas activas, aquellas que están directamente relacionadas con nuestros objetivos, de las tareas reactivas, que ayudan a la consecución de las tareas activas. Y sobre estas, si son urgentes, importantes, su frecuencia y su duración. Sobre esta clasificación podemos escoger entre delegar, eliminar, agrupar, planificar, etc.

 

PLANIFICACIÓN DE STEPHEN COVEY PARA UNA GESTIÓN EFICAZ DEL TIEMPO

Es fundamental distinguir entre lo importante y lo urgente para organizar las acciones diarias que te conducirán hacia tu objetivo. A tal fin es útil el cuadrante de la planificación de Stephen Covey, donde se divide en cuatro zonas:

DELEGAR

Si algo no es importante, pero sí es urgente, lo mejor sería delegar esa actividad y que la hiciera otra persona, o automatizarla.

ELIMINAR

Si algo no es ni importante ni urgente, lo mejor sería directamente no hacerlo

PLANIFICAR

Es lo ideal mediante el trabajo en las actividades importantes, pero no urgentes, con el objetivo de que estén ya realizadas llegado el momento.

CRISIS Y ESTRÉS

Importante y urgente. Es la zona solo para imprevistos. No debería haber ninguna actividad planeada que entre en este cuadrante porque tendrías un problema grave de organización y gestión. Estar en esta zona de forma habitual te producirá estrés y sobrecarga.

Priorizar es esencial para evitar la sensación de no haber concluido nada al finalizar el día.

 

LADRONES DEL TIEMPO

Es crucial identificar las personas y actividades (reuniones, correo electrónico, redes sociales, interrupciones, visitas largas y no programadas) que te quitan tiempo. Debemos tener presente que la gente que nos rodea tiene sus propias prioridades, que no necesariamente coinciden con las nuestras. Debemos ser respetuosos pero al mismo tiempo evitarlos  y desactivarlos.

 

UNOS CONSEJOS PRÁCTICOS

En definitiva, lo primero es conocernos a nosotros mismos. Para ello, tenemos que reflexionar, analizar y decidir con responsabilidad hacia dónde queremos ir. Es vital identificar con qué recursos contamos para conseguirlo y ser prácticos. Asimismo, saber que con pocos recursos clave se pueden conseguir grandes objetivos. Y muy importante: si queremos cambiar nuestra vida, hemos de empezar a hacer cosas diferentes.

  • Mientras realizas tu trabajo dedica tiempo a observar tu respiración e intenta dejar ir las tensiones.
  • Aprovecha las pausas para relajarte (atención a la respiración y experiencias).
  • Toma la decisión de parar tres veces durante un minuto a lo largo de la jornada.
  • Estate atento a las indicaciones de una situación estresante. Evita la reacción automática.
  • Sé consciente de cómo tu estado de ánimo y tus reacciones influyen en tu manera de interpretar las cosas.
  • Cuando cambiamos la forma de ver las cosas, las cosas también cambian de forma.